N120 - Configurar ficha de becario

¿Cómo se configura la ficha de un trabajador que cotiza como becario?

Los becarios son estudiantes que mediante prácticas en empresas pueden aplicar lo aprendido en el aula. Estas prácticas se logran mediante acuerdos entre empresas y universidades, y podrán ser remuneradas o no remuneradas. Para realizar este contrato, el estudiante debe estar matriculado en la universidad, es decir, no debe haber acabado aun la carrera.

A partir del 1 de enero de 2024 existe obligatoriedad de dar de alta en Seguridad Social a todos los becarios que realicen este tipo de prácticas formativas en empresas, independientemente de si perciben remuneración o no. Además, deberán cotizar a la Seguridad Social.

De este modo, la forma de configurar un trabajador becario en el programa dependerá del tipo de prácticas formativas que se realicen:

1. Prácticas remuneradas
2. Prácticas no remuneradas

Prácticas remuneradas

La forma de configurar este tipo de trabajadores becarios en el programa no ha sufrido apenas variación tras la publicación del nuevo RDL 2/2023.

Por tanto, para configurar un trabajador becario remunerado en el programa, accede al icono Situación de su ficha y selecciona de la lista desplegable Forma de cotización la opción Becarios remunerados.

En caso de realizar prácticas formativas remuneradas y al mismo tiempo estar dado de alta en otra empresa, marca la casilla de verificación Pluriempleado. No cotiza a Seguridad Social que está situado en el campo contiguo. Para más información, haz clic aquí.

A continuación, cumplimenta el resto de campos teniendo en cuenta que este tipo de trabajadores cotizan por una cuota única mensual, independientemente de las horas que hayan trabajado en el mes. Por tanto, es importante que en el apartado Jornada de trabajo / Cotización a la Seguridad Social se seleccione de la lista desplegable Forma de cobro la opción Mensual, en Tipo jornada la opción Normal, y en Nº de horas de la jornada normal se indique el número de horas establecidas para un trabajador a jornada completa según convenio.

Para que al calcular la nómina del trabajador el programa aplique la nueva reducción (95% sobre la cuota de contingencias comunes), será necesario hacerlo a través de una plantilla específica de contrato. Para ello, accede a la solapa Contratos de la ficha del trabajador, crea un nuevo contrato seleccionando en Tipo de contrato la plantilla 200976 – Prácticas formativas o prácticas académicas externas incluidas en los programas de formación, e indica la fecha de inicio que proceda. Por ejemplo:

A continuación, pulsa en el icono Otros datos para indicar en el campo Relación laboral de carácter especial el código 9939 y en el campo Tipo de relación laboral el 986.

Prácticas no remuneradas

Es en este tipo de prácticas donde reside el mayor número de cambios tras la publicación del nuevo RDL 2/2023.

Para configurar un trabajador becario no remunerado en el programa, accede al icono Situación de su ficha y selecciona de la lista desplegable Forma de cotización la opción Becarios no remunerados.

A continuación, cumplimenta el resto de campos teniendo en cuenta que este tipo de trabajadores cotizan por una cuota única por cada día de prácticas formativas, independientemente del número de horas trabajadas. Por tanto, es importante que en el apartado Jornada de trabajo / Cotización a la Seguridad Social se seleccione de la lista desplegable Forma de cobro la opción Diaria, en Tipo jornada la opción Normal, y en Nº de horas de la jornada normal se indique el número de horas establecidas para un trabajador a jornada completa según convenio.

En este caso, además, será necesario tener un control sobre los días que el trabajador ha realizado prácticas formativas en la empresa. Para ello, dentro del apartado Cotización a la Seguridad Social, indica el mes en el que desees incluir dicha información y, a continuación, pulsa en el botón Asignar prácticas para seleccionar los días en el calendario. Pulsa el botón Asignar prácticas en IT para establecer los días previstos en caso de que el trabajador se encuentre en situación de incapacidad temporal. En el caso de necesitar asignar días de prácticas con alta simultánea en otra empresa, haz clic aquí.

Por ejemplo:

Para que al calcular la nómina del trabajador el programa aplique la nueva reducción (95% sobre la cuota de contingencias comunes), será necesario hacerlo a través de una plantilla específica de contrato. Para ello, accede a la solapa Contratos de la ficha del trabajador, crea un nuevo contrato seleccionando en Tipo de contrato la plantilla 200976 – Prácticas formativas o prácticas académicas externas incluidas en los programas de formación, e indica la fecha de inicio que proceda. Por ejemplo:

Parametrización

Antes de calcular la nómina del trabajador, es necesario tener informado el correspondiente Código de Cuenta de Cotización en la configuración de la empresa. Para ello, accede a la solapa Empresa > grupo Configuración > desplegable del icono Parametrización > opción Parametrización.

A continuación, selecciona en el margen izquierdo la opción Seguridad Social y, dentro del apartado Cuentas de cotización a la Seguridad Social, introduce el número de cuenta en el campo Becarios remunerados o Becarios no remunerados, según proceda.

En cualquier caso, se debe tener en cuenta que las bases de cotización para este tipo de trabajadores son calculadas por la TGSS por lo que no será necesario enviar el fichero de bases, salvo que el trabajador se encuentre en situación de pago delegado. En el resto de los casos, procederá enviar únicamente el fichero de solicitud de borrador.

Si necesitas información adicional, puedes acceder a los siguientes enlaces:

¿Cómo enviar los seguros sociales de los trabajadores Becarios remunerados?

¿Cómo enviar los seguros sociales de los trabajadores Becarios no remunerados?

¿Cómo generar el fichero AFI para la comunicación de días de prácticas no remuneradas?

¿Cómo cotiza un trabajador becario?