N1515 - Cómo crear una plantilla de conceptos retributivos en formato Excel

¿Cómo crear una comunicación de conceptos retributivos en formato Excel®?

En ocasiones las asesorías reciben por parte de la empresa una plantilla en Excel® con la información de conceptos mensuales que varían de un mes a otro.

Ante la necesidad de automatizar este proceso de importación de conceptos, se incorpora al programa la opción de crear una plantilla en hoja de cálculo con el contenido de las retribuciones variables.

Así mismo, esta plantilla puede ser modificada mes a mes por parte de la empresa, modificando los importes de las retribuciones y así poder entregársela nuevamente a la asesoría en cuestión para importarla de forma masiva al programa, facilitando así la tarea diaria de estas.

1. ¿Cómo crear una plantilla de retribuciones especiales?
2. ¿Cómo cumplimentar la plantilla de retribuciones especiales?
3. ¿Cómo importar una plantilla de retribuciones especiales al programa?

¿Cómo crear una plantilla de retribuciones especiales? 

Puedes generar esta plantilla desde la solapa Procesos > grupo Nóminas > desplegable del icono Retribuciones > opción Comunicación de retribuciones especiales. 

Una vez situado, pulsa en el icono Nuevo para crear una nueva plantilla.

A continuación, indica una Descripción para la plantilla y pulsa sobre el botón Información de la retribución especial para configurar el concepto retributivo.

Seguidamente, parametriza el concepto que desees aplicar a la plantilla. Recuerda configurar ambas solapas: General y Detalle.

Se debe tener en cuenta que las opciones de configuración del concepto pueden ser:

• Concepto de Abono y Tipo concepto: General, Ajuste a Líquido o Ajuste a bruto.
• Concepto de Deducción y Tipo concepto Anticipo.

Se aconseja dejar el campo Importe a cero, ya que será la empresa usuaria, o centro de trabajo, la que indique posteriormente el importe a abonar o descontar en la plantilla Excel® facilitada.

Ejemplo.

Pulsa el botón Aceptar para guardar los cambios. A continuación, se mostrará un resumen con los datos de la retribución especial que será creada en la plantilla.

Pulsa el botón Aceptar para finalizar.

A continuación, en la ventana de Comunicación de retribuciones especiales se reflejará un resumen con las plantillas configuradas. Para crear la comunicación en formato Excel®, selecciona la plantilla correspondiente y pulsa en el icono Generar que está situado en la cinta de opciones.

En la siguiente ventana, especifica el Rango de trabajadores, o bien, marca la opción Seleccionar varios trabajadores para indicar aquellos a quienes desees incluir el concepto, pudiendo filtrar por centro de trabajo. A continuación, cumplimenta el resto de campos con la información que proceda según tus necesidades.

Una vez seleccionados los parámetros necesarios, podrás comprobar la ruta de exportación en esta misma pantalla, dentro del apartado Salida. Para finalizar pulsa el botón Generar.

¿Cómo cumplimentar la plantilla de retribuciones especiales?

Una vez generada la comunicación en formato Excel®, podrás acceder a ella a través de la ruta de salida para visualizarla.

En esta plantilla puedes visualizar información básica del concepto y del trabajador, donde únicamente será necesario cumplimentar las columnas Unidades e Importe.

Se debe tener en cuenta que el Importe debe hacer referencia al campo Unidades, el cual puede tener distinto significado dependiendo de la configuración del concepto retributivo:

Concepto mensual. Las unidades harán referencia al apartado Nº de unidades de la ficha del concepto. Por ejemplo, kilometraje.

Concepto diario. Las unidades harán referencia al apartado Nº días de la ficha del concepto. Por ejemplo, dietas.

Concepto por horas. Las unidades harán referencia al apartado Nº horas de la ficha del concepto. Por ejemplo, horas extraordinarias.

La gran ventaja de esta plantilla es que podrá ser entregada a la empresa para que cada mes introduzca los importes variables, como pueden ser horas extras. La asesoría, al recibir la hoja de cálculo, simplemente tendrá que importarla al programa con las cantidades actualizadas.

¿Cómo importar una plantilla de retribuciones especiales al programa?

Para ello, es necesario acceder al fichero de Retribuciones especiales desde la solapa Procesos > grupo Nóminas > desplegable del icono Retribuciones > opción Retribuciones.

Una vez situado, pulsa el icono Importar retribuciones que está situado en la cinta de opciones.

Seguidamente, selecciona el Mes a importar y pulsa el botón Examinar para localizar la plantilla con los datos de las retribuciones especiales.

Pulsa el botón Aceptar para finalizar la importación.

Con este proceso, se importarán automáticamente en el fichero de Retribuciones especiales los conceptos reflejados en la plantilla.