N331 - Cálculo de atrasos

Cálculo de atrasos

El cálculo de diferencias por atrasos viene determinado por la publicación en convenio oficial de la subida salarial de los conceptos reflejados en este.

Este tipo de liquidación tiene de plazo hasta el último día del mes siguiente al de publicación de las nuevas tablas salariales. En caso de no cumplir este plazo, la liquidación tendrá un recargo del 20% en las cotizaciones por parte de la Administración.

Para el cálculo de atrasos es necesario obtener la diferencia entre los conceptos devengados en el periodo de atrasos y el salario actualizado. En este documento explicaremos cómo cotizar esta liquidación (L03), el reglamento del I.R.P.F que se aplica a este tipo de liquidaciones.

A continuación, puedes visualizar los pasos a seguir hasta tener calculada la nómina de atrasos.

• Aspectos previos a tener en cuenta
• Paso 1. Configuración del convenio
• Paso 2. Actualización de tablas salariales
• Paso 3. Traspaso de datos desde el convenio oficial
• Paso 4. Cálculo de atrasos

Aspectos previos a tener en cuenta

En el cálculo de nómina de atrasos existen una serie de matices a considerar:

1. La Copia de seguridad se considera como el requisito más importante antes de realizar este tipo de proceso. La actualización salarial de los conceptos retributivos del convenio conlleva traspasar toda esta información a cada una de las fichas de los trabajadores, implicando un riesgo si este se realiza erróneamente. Si necesitas información sobre cómo realizar una copia de seguridad, pulsa aquí.

2. Si existen diferentes subidas salariales repartidas en distintos años, es necesario repetir el proceso de cálculo de atrasos tantas veces como se requiera.

Por ejemplo, se publican nuevas tablas salariales en 2024 y se debe pagar una subida para el ejercicio 2022, y otra distinta para el 2023. En este caso, necesitarías seguir los pasos detallados a continuación en primer lugar para la subida salarial de 2022 y, una vez calculada la nómina, repetir el proceso para la actualización de 2023.

3. Respecto al I.R.P.F., se debe recordar que no siempre hay que aplicar el tipo fijo del 15% de retención sobre el cálculo de atrasos, es más, será en la mayoría de los casos, la excepción a aplicar.

Ejemplo 1. Como se puede observar en diferentes sentencias judiciales, si las diferencias de ejercicios anteriores son abonadas en el mismo ejercicio en el que publica la subida salarial de convenio, lo correcto es sumar esas percepciones económicas a las retribuciones anuales y efectuar la regularización de acuerdo con estos datos. Esto ocurre debido a que los importes son exigibles en ese momento. Para ello, en la ficha del convenio tienes la opción de Imputar el importe de IRPF de atrasos de ejercicios anteriores al ejercicio actual.

Ejemplo 2. Si por el contrario estas cantidades se abonan en ejercicios posteriores al de la publicación de la subida salarial, el Reglamento del Impuesto sobra la Renta de las Personas Físicas en su Artículo 80.1.5º, establece que se aplicará el 15 por ciento de retención. Este caso, por ejemplo, puede darse si la empresa no tuvo liquidez en su momento para abonar los atrasos. Para que aplique tal porcentaje, la casilla mencionada en el anterior punto, debe estar desmarcada.

4. En el caso de que existan varios contratos durante el período de cálculo de atrasos, el programa calculará tantas nóminas como contratos existan.

Por ejemplo, si calculas atrasos de enero de 2021 a diciembre de 2021, y en ese período existe una conversión de contrato en julio de 2021, se calculará una nómina de atrasos de enero a junio, y otra de julio a diciembre de 2021.

5. Igualmente, si existen cambios de jornada durante el período de atrasos, el programa calculará diferencias simulando los conceptos actuales de la ficha del trabajador con la jornada que tuviera en el período al cual hacen referencia los atrasos, obteniendo así una diferencia de salarios acorde a la jornada vigente en cada momento.

Paso 1. Configuración del convenio

En primer lugar, es necesario configurar algunos datos en la ficha del convenio:

Fecha de revisión (Fecha de control): la fecha de plazo reglamentario de ingreso es el mes siguiente a aquel en que deben abonarse los salarios salvo que la norma establezca otro diferente (Artículo 56.1.c del Reglamento General de Recaudación). Por tanto, la fecha de control será la correspondiente a la fecha en la que debieron abonarse los salarios, que determinará si la liquidación está en plazo o no.

Atrasos desde / Hasta: estos campos van a limitar el período de cálculo de atrasos. Hay que recordar que la opción Hasta no puede coincidir con el mes de cálculo de la nómina de atrasos, siendo siempre necesario que se corresponda con meses anteriores.

Si necesitas calcular atrasos de dos ejercicios diferentes y estos conllevan diferentes subidas salariales, primeramente, configura un ejercicio y calcula atrasos y, una vez finalizado el proceso, vuelve a configurar estos campos con el nuevo ejercicio para seguir calculando la siguiente nómina de atrasos.

Ejemplo. Se publica una nueva subida de salarios el día 1 de mayo de 2024, y la cual hace referencia al cálculo de atrasos de enero de 2023 hasta abril de 2024. El convenio quedaría configurado del siguiente modo:

En este caso, el campo Hasta se puede dejar configurado con Mes de cálculo de las nóminas y Año de cálculo de las nóminas tal y como se muestra en la siguiente imagen, ya que es coincidente con la fecha hasta la cual queremos calcular atrasos. Es decir, se calcularán diferencias hasta el mes anterior del cálculo de nómina de atrasos.

Paso 2. Actualización de tablas salariales

En este paso se realiza la actualización de los conceptos retributivos existentes en las categorías del convenio. Esta opción se encuentra en la solapa Entorno > grupo Convenios > desplegable del icono Actualización > opción Actualizar tablas salariales.

Una vez situado en la siguiente pantalla, selecciona de la lista desplegable Tipo de actualización la opción Actualizar conceptos económicos (la opción Actualizar tramos de antigüedad se explicará más adelante).

A continuación, indica el Porcentaje que deseas actualizar y si el Tipo de acción es un Incremento (subida) o un Decremento (bajada) salarial.

Una vez seleccionado el Convenio a actualizar, se cargarán automáticamente cada una de las categorías existentes con los conceptos retributivos a actualizar.

Ejemplo. En este caso se va a actualizar solo el salario base de cada categoría.

Al marcar la casilla de verificación de cada concepto, el importe actual en la categoría del trabajador se actualizará de forma automática en relación con el porcentaje indicado, mostrándose actualizado en la columna IMP. ACTUALIZADO.

Salario base de Auxiliar administrativo: 956,00 € + 1,5000% = 970,34 €

La opción Decremento se puede llegar a utilizar en los casos que se haya realizado una subida salarial errónea y no se tenga Copia de seguridad realizada. Es decir, se realiza el proceso invertido de la subida salarial realizado por error.

Consideraciones a tener en cuenta:

Publicación de tablas salariales con importe fijo

Puede ocurrir que en la publicación de las tablas salariales actualizadas se indiquen importes fijos y no una subida porcentual. En este caso, el campo de Porcentaje debe dejarse sin cumplimentar. A continuación, selecciona en primer lugar la casilla SEL de aquellos conceptos que desees actualizar y, una vez marcada la casilla, haz doble clic en el correspondiente campo situado bajo la columna IMP. ACTUALIZADO para, de esta forma, introducir manualmente el nuevo importe.

Ejemplo sobre cómo actualizar manualmente el importe del salario base de la categoría AUXILIAR ADMINISTRATIVO a un importe fijo de 1000,00 €.

Actualización de tramos de antigüedad

Como se mencionó anteriormente, también existe la opción de Actualizar tramos de antigüedad, según el Tipo de actualización seleccionada.

Una vez seleccionada esta opción, se verán reflejados los distintos tramos de antigüedad creados en cada una de las categorías existentes del convenio, pero ten en cuenta que solo se reflejan los tramos de antigüedad creados con un importe. Este motivo es obvio debido a que es la única opción con condición de actualizable.

En la siguiente ventana, puedes comprobar cómo se reflejan los tramos de antigüedad en la categoría del trabajador configurados por importe fijo.

Si deseas visualizar con más detalle el tramo de antigüedad, selecciona el tramo a comprobar y pulsa en el botón Modificar.

El resto de los parámetros son idénticos en cuanto a la operativa anterior de Actualizar conceptos económicos. Por tanto, una vez seleccionados los tramos a actualizar, se verá reflejada la subida salarial.

Por último, según el Tipo de actualización seleccionada, y una vez revisados los conceptos a actualizar, pulsa el botón Aceptar. En este momento, se habrá realizado la actualización de tablas salariales de convenio.

Paso 3. Traspaso de datos desde el convenio oficial

Este paso está destinado al traspaso de la información existente en las categorías del convenio a cada una de las fichas de los trabajadores que tengan asignado ese convenio.

Esta opción se encuentra en la solapa Entorno > grupo Convenios > desplegable del icono Actualización > opción Actualizar datos desde el convenio oficial.

A continuación, selecciona el Convenio a actualizar, así como la casilla de verificación Conceptos retributivos, ya que es el dato que hemos modificado anteriormente.

En el apartado Traspaso de información desde la categoría profesional al trabajador, únicamente es necesario marcar la casilla de verificación Actualizar información económica y forma de abono (solapa “General” del concepto retributivo), ya que es la que contiene los datos económicos que hemos actualizado previamente.

Existe la posibilidad de limitar el número de trabajadores a los cuales se le aplicarán los cambios, así como los Conceptos retributivos a actualizar indicando para ello la opción Solo los seleccionados.

Ejemplo. Si solo se ha actualizado el importe del Salario base, en Conceptos retributivos a actualizar selecciona la opción “Solo los seleccionados” y pulsa en el botón “Seleccionar”. En la siguiente ventana, desmarca el resto de los conceptos y deja marcado únicamente el Salario base.

Una vez configurados los parámetros anteriores, pulsa el botón Aceptar. El proceso habrá finalizado y la información económica actualizada habrá sido traspasada a cada una de las fichas de los trabajadores que tengan asignado dicho convenio.

Si por lo contrario deseas que los cambios realizados se apliquen a todas aquellas empresas donde tengan asignado el convenio que ha sido modificado, debes realizar el proceso mediante la solapa Entorno > grupo Convenios > desplegable del icono Actualización > opción Actualizar datos de convenios en empresas.

El proceso es similar al explicado anteriormente con la salvedad de que, en esta ocasión, sí es posible seleccionar las empresas a actualizar. Ejemplo:

Paso 4. Cálculo de atrasos

Antes de calcular la nómina de atrasos propiamente, es conveniente revisar qué conceptos serán tenidos en cuenta en este proceso.

En la solapa detalle de cada concepto retributivo existe un apartado específico de Atrasos. Las casillas que se visualizan son:

Afecta a atrasos: al marcar esta casilla, este concepto será tenido en cuenta para el cálculo de atrasos y, por tanto, se calcularán diferencias de este.

Descontar el importe de este concepto en la nómina de atrasos: si esta casilla estuviera marcada en el momento de cálculo de atrasos, el importe que haya sido abonado por este concepto en nóminas anteriores será descontado ahora de la nómina de atrasos.

Por ejemplo, se calculan atrasos del ejercicio 2022, de enero a abril. Tengo un concepto llamado “A cuenta convenio” por el que se abonaron 100 € en enero, y el cual tiene marcada esta casilla. En el momento de cálculo de atrasos, esta cantidad vendrá reflejada en signo negativo, ya que se descuenta. 

Si el importe positivo de ese mes fuera menor o igual que el importe negativo, tanto la base de cotización como la base de I.R.P.F., si correspondiera, no se reflejará en negativo e igualará las bases a cero.

Por último, para el cálculo de la nómina de atrasos accede a la solapa Procesos > grupo Nóminas > icono Cálculo.

Siguiendo con el ejemplo del Paso 1, se publica una nueva subida de salarios el día 1 de mayo de 2024, y la cual hace referencia al cálculo de atrasos de enero de 2023 hasta abril de 2024. 

Selecciona el Mes de mayo para que la nómina sea calculada en dicho mes, e indica la opción Atrasos.

La casilla Permitir modificar importes de la nómina de atrasos antes de grabarla permitirá modificar las diferencias calculadas automáticamente por el programa en el caso de que no estés de acuerdo en algún importe.

Selecciona el Convenio y el Tipo de atrasos para .CRA. Por defecto, viene determinada la opción Retribución por atrasos. Convenio colectivo, aunque si lo deseas puedes seleccionar alguna de las disponibles.

La opción Calcular desde viene asignada por defecto con las fechas introducidas en el convenio en el paso 1. No obstante, puedes seleccionar la opción Especificar una fecha e introducir manualmente alguna en concreto.

El resto de los parámetros son límites de cálculo y filtros que puedes configurar del modo que más se adecue a tus necesidades de cálculo. Pulsa el botón Aceptar para seguir con el proceso.

En la cabecera de la siguiente ventana vendrá reflejado el trabajador afectado por el cálculo de atrasos, el período al que hace referencia, así como los meses y conceptos que afectan a este proceso.

Una vez revisadas las diferencias generadas, puedes modificar importes en la columna DIFERENCIA, o bien pulsar el botón Aceptar para seguir con el proceso. En este momento irán apareciendo tantas ventanas como contratos existan en el período de cálculo de atrasos, o bien, por cada ejercicio al cual haga referencia el período de liquidación de salarios.

Finalizado el proceso, puedes comprobar las nóminas de atrasos calculadas desde la ficha del trabajador.

En el caso de que existan varios contratos durante el período de cálculo de atrasos, el programa calculará tantas nóminas como contratos existan.

Por ejemplo, si calculas atrasos de enero de 2023 a diciembre de 2023, y en ese período existe una conversión de contrato en julio de 2023, se calculará una nómina de atrasos de enero a junio, y otra de julio a diciembre de 2023.

Igualmente, si existen cambios de jornada durante el período de atrasos, el programa calculará diferencias simulando los conceptos actuales de la ficha del trabajador con la jornada que tuviera en el período al cual hacen referencia los atrasos, obteniendo así una diferencia de salarios acorde a la jornada vigente en cada momento.

Para obtener información adicional sobre el cálculo de atrasos de planes de pensiones, pulsa en el siguiente enlace:

Cálculo de atrasos de planes de pensiones de empleo